Att tänka på angående affärsresor

Att resa i tjänsten är något väldigt vanligt förekommande i många företag. För somliga är det till och med en väldigt grundläggande del av deras arbete. Om man dock aldrig rest i tjänsten tidigare är det värt att tänka på både det ena och det andra först.

I företag där det är vanligt med affärsresor finns det normalt sett policies kring detta. Att känna till både de skrivna och de oskrivna reglerna är således rekommenderat. Detta kan röra allt från transportmetoder till måltider.

Företag med tydliga policies kring affärsresor har även avtal med ett eller flera hotellkedjor och använder dessa så ofta som möjligt. Många hotell har fördelaktiga erbjudanden som företag kan dra nytta av när de regelbundet använder bokar in sig hos dem.

Utanför företagets egna bestämmelser finns det en rad lagar och regler som rör affärsresor på ett eller annat sätt. Till att börja med är en affärsresa, i Skatteverkets uppfattning, en resa som beordrats av arbetsgivaren för att arbeta på annan ort än den ordinarie arbetsplatsen. Detta begrepp används både för själva resan och arbetet som sedan utförs på plats.

Undantag för detta är om arbetsresans förväntade eller slutgiltiga arbetstid blir längre än cirka två år. Då anses det rimligt att kalla det för den anställdes nya tjänsteställe.

Några av de stora frågorna kring affärsresor handlar om pengar. Det är praxis att arbetsgivaren betalar för utgifter som färdmedel och boende. Men det finns även något man kallar för traktamente. Detta är en schablonbelopp som betalas ut för att täcka ökade levnadskostnader under en affärsresa. Exakta beloppet för detta beror till stor del just på hur lång affärsresan är.

Hur företaget betalar för allt detta kan variera mellan olika företag. En del väljer att ge den anställde tillgång till ett kreditkort för utvalda utgifter. Andra föredrar att få så mycket som möjligt på faktura. Det finns till och med de som låter den anställde betala själv och sedan återbetalar dem efter resan är över. Men det är helt klart en minoritet.